Commission canadienne du lait
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Résultats de l'évaluation du conseil d'administration

RÉSUMÉ DES RÉSULTATS DE L’ÉVALUATION 2015-2016
DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE LA COMMISSION CANADIENNE DU LAIT



RÉSUMÉ
  • Le conseil d’administration de la CCL a récemment été soumis à sa huitième évaluation annuelle, comme le recommande le Secrétariat du Conseil du Trésor dans son Document d’orientation des sociétés d’État – Évaluer l’efficacité d’un conseil d’administration.
  • Le conseil d’administration de la CCL se compose de trois  membres : le président, le chef de la direction et le commissaire.
  • Le conseil de la CCL est satisfait des résultats et mettra en œuvre des mesures en vue d’améliorer son efficacité et son efficience.

CONTEXTE
  • Conformément au Document d’orientation des sociétés d’État – Évaluer l’efficacité d’un conseil d’administration du Secrétariat du Conseil du Trésor, les sociétés d’État sont incitées à prendre part à une évaluation régulière de leur conseil d’administration et de ses membres.
PROCESSUS D’ÉVALUATION
  • L’évaluation du conseil d’administration de la CCL se présente sous forme de questionnaire qui inclut les champs clairement définis de connaissances, de compétences, de responsabilités et de réalisations à évaluer. En septembre 2016, les administrateurs et l’Équipe de la haute direction ont rempli le questionnaire de manière anonyme, classant chaque énoncé selon l’échelle suivante : fortement d’accord, d’accord, neutre, en désaccord, fortement en désaccord.
  • Les membres du conseil ont revu avec soin le résumé des résultats combinés et ont librement discuté des résultats au cours d’une réunion tenue le 27 octobre 2016. Bien que les résultats dénotent un conseil déjà efficace et efficient, un petit groupe de travail a été chargé de les examiner de façon plus approfondie, de cerner les points à améliorer et de recommander un plan d’action.
RÉSULTATS DE L’ÉVALUATION
  • Les aspects suivants ont été évalués : organisation du conseil et gouvernance; déroulement des réunions; processus de planification stratégique, processus budgétaire; ressources humaines; intendance, contrôles internes et risques; enjeux financiers et organisationnels; politiques et marches à suivre; culture organisationnelle.
  • Le questionnaire se terminait par quelques questions à développement sur les réalisations, les lacunes possibles, les commentaires constructifs et le rendement global au cours de l’année écoulée.
  • Le groupe de travail a dégagé quatre plans susceptibles d’amélioration : orientation des membres du conseil d’administration, déroulement des réunions et processus décisionnel, planification de la relève et communications. Le plan d’action élaboré par le groupe a été adopté par le conseil en vue d’améliorer ces aspects.
CONCLUSION
  • Le conseil d’administration est satisfait des résultats de l’évaluation de 2015-2016 et veillera à la mise en œuvre des recommandations définies dans le plan d’action (annexe A).
PROCHAINES ÉTAPES
  • Étant donné que le chef de la direction fait partie du conseil d’administration, comme le prévoit la Loi sur la Commission canadienne du lait, le conseil continuera de surveiller et d’assurer une nette distinction entre le leadership et les responsabilités du conseil et de la direction.
  • La prochaine évaluation est prévue à la fin de l’été 2017.
Annexe A

Plan d’action des améliorations
fondé sur les résultats de l’évaluation 2015-2016

du conseil d’administration

Points à améliorer
A. Orientation des membres du conseil d’administration
B. Déroulement des réunions et processus décisionnel
C. Planification de la relève
D. Communications

A. Orientation des membres du conseil d’administration – Responsable : Secrétaire à la direction

1. Continuer d’offrir une orientation complète aux nouveaux membres du conseil et employés de la haute direction
2. Continuer de renseigner les membres du conseil au sujet des cours qui peuvent être suivis par l’entremise de l’École de la fonction publique du Canada et d’autres sources, jugés appropriés tout au long de leur mandat
3. Procéder à une revue annuelle des règlements internes du conseil d’administration

B. Déroulement des réunions

1. Élaborer un ordre du jour favorisant une réflexion et une discussion plus stratégiques – Responsable : Secrétaire à la direction/président du conseil d’administration
2. Réduire le chevauchement des activités de l’Équipe de la haute direction et du conseil d’administration en établissant le niveau auquel les questions devraient être examinées – Responsable : Équipe de la haute direction
3. Continuer à tenir des réunions préalables en préparation des réunions du conseil d’administration – Responsable : Équipe de la haute direction
4. Créer une fiche d’information d’une page sur les questions à soumettre à l’étude du conseil d’administration et l’inclure dans le dossier de réunion; réduire les exposés oraux aux réunions à ceux qui servent de suivi à un compte rendu d’une page, au besoin – Responsable : Équipe de la haute direction
5. Préparer un modèle de fiche d’information d’une page (rapport au conseil d’administration – aux fins d’information, de prise de mesures, de discussion, de décision, etc.) – Responsable : Communications
6. Continuer de s’engager à se préparer en vue des réunions du conseil d’administration (lire le dossier de réunion) – Responsable : Membres du conseil d’administration
7. Tenir des réunions de plus longue durée (1,5 à 2 jours) ou plus fréquentes (prévoir des rencontres régulières, p. ex. une conférence téléphonique tous les deux mercredis) – Responsable : Adjointe exécutive
8. Mettre en œuvre SAFETI – Responsable : Président/conseil d’administration

C. Planification de la relève

1. Mettre à jour le plan de relève au besoin – Responsable : Administrateurs
2. Revoir le plan de relève chaque année – Responsable : RH

D. Communications

1. S’engager à rencontrer le Ministre au moins deux fois par année afin de lui présenter une mise à jour générale de la situation de la CCL et de l’industrie laitière – Responsable : Conseil d’administration
2. Organiser la présentation régulière au personnel de mises à jour par le chef de la direction (3 ou 4 fois par année) – Responsable : Adjointe exécutive
3. Communiquer aux intervenants les résultats de l’Enquête auprès de l’industrie; utiliser les résultats de l’enquête comme information de base pour la séance de planification stratégique; utiliser les résultats de l’enquête pour la séance d’élaboration d’une vision en mars ou avril 2017 – Responsable : Conseil d’administration


Résumé des résultats de l'évaluation 2015-2016 du conseil d'administration de la Commission canadienne du lait (PDF 365 kb)